07 Set Eventi, fiere e congressi: come organizzare un evento di successo
Eventi, fiere e congressi tornano a svolgersi in presenza, dopo un lungo periodo di stop dovuto alla pandemia. Finalmente, con la riduzione dei numeri di contagi, il Governo ha deliberato la riapertura degli eventi in presenza.
Per organizzare un evento di successo vanno però tenuti in considerazione moltissimi elementi, soprattutto in relazione al modo in cui questo si inserisce nella strategia aziendale.
In questo articolo troverai una panoramica sul mondo degli eventi: le caratteristiche, le fasi di progettazione e i settori in cui Progetto Moda può supportarti per pianificarli al meglio.
Gli eventi come strumento di comunicazione e relazione
Lo scopo della partecipazione di un’impresa ad una manifestazione deve essere sempre quello di generare un profitto, sia a livello economico che a livello di immagine.
Questa premessa è fondamentale per elencare le caratteristiche che dovrebbe avere un evento di successo, ossia:
- Essere integrato in un piano di comunicazione. Qualsiasi fiera, manifestazione o convegno deve far parte del piano marketing dell’azienda ed essere in linea con gli obiettivi da raggiungere;
- Essere indirizzato ad un target preciso. Definire i possibili partecipanti è il primo passo per organizzare un evento vincente: la sua tipologia e i messaggi comunicati dovranno suscitare l’interesse del pubblico di riferimento;
- Essere studiato nei minimi dettagli. I dettagli non sono trascurabili e devono essere coerenti con lo stile e l’immagine aziendale complessiva;
- Essere originale e mai ripetitivo. Affinché un evento possa catturare l’attenzione del proprio target, è fondamentale che sia sempre incentrato su messaggi e idee nuove. Questo vale soprattutto per quelle iniziative che si ripetono a scadenze fisse, come le fiere: solo se l’impresa ha prodotti o servizi nuovi da presentare e un buon budget da investire ha veramente senso che essa vi partecipi regolarmente.
Le 4 fasi di progettazione di un evento
Dal punto di vista pratico, possiamo affermare che un’impresa può trarre il massimo vantaggio dall’organizzazione di un evento solo se è in grado di pianificarlo in anticipo, rispettando le varie fasi di progettazione.
1 – Progettazione strategica
La prima fase di pianificazione ha lo scopo di capire come l’evento può integrarsi nella strategia comunicativa aziendale complessiva. Verranno quindi definiti genericamente gli obiettivi e risultati che ci si attendono in seguito alla realizzazione dell’iniziativa.
Le ragioni per cui vengono più spesso utilizzati gli eventi sono: aumentare la brand identity, rafforzare il senso di appartenenza all’azienda, raggiungere un nuovo target, presentare nuovi prodotti o servizi e sostenere progetti di cause related marketing, come le raccolte fondi.
Una volta definiti lo scopo dell’evento, verrà creato un brief che riassumerà tutti gli obiettivi, le caratteristiche generali del progetto e il budget che si è deciso di stanziare per la sua realizzazione.
2 – Progettazione operativa
Una volta che il reparto marketing avrà raccolto il brief con le indicazioni del management, potrà iniziare a pensare concretamente a come raggiungere gli obiettivi stabiliti.
In questa seconda fase verrà quindi deciso: a quale target sarà rivolto l’evento; quale sarà la tipologia più funzionale per raggiungerlo (ad esempio fiere e conferenze sono più adatte ad un pubblico di largo consumo, mentre openday, conferenze o fiere settoriali sono più usate nel B2B); come coinvolgere i partecipanti; quali media potrebbero aiutare a dare maggior notorietà all’iniziativa; come investire il budget assegnato.
Questo step è fondamentale perché è solo individuando obiettivi e target precisi che, una volta terminato l’evento, si potrà capire se questo ha avuto successo o meno.
3 – Gestione operativa
La fase di gestione operativa o logistica varierà molto a seconda della tipologia di evento scelta. In genere in questa fase vengono definiti i tempi di realizzazione, individuata la location, creato il materiale pubblicitario di supporto, definiti inviati e/o relatori, scelto il servizio di catering, organizzati il servizio accredito e quello di sicurezza, scelte eventuali hostess o ospiti addetti all’intrattenimento e contattati i media per comunicare la data dell’evento.
Una buona idea per non dimenticare di pianificare dettagli importanti è quella di stilare una check-list dell’evento. Al suo interno va inserita una lista di tutte le cose da fare prima dell’evento, il nome dei fornitori a cui rivolgersi e quello di tutti coloro che lavoreranno durante l’iniziativa, con i relativi incarichi a loro assegnati.
4 – Misurazione dei risultati
L’ultima fase è quella della misurazione dei risultati. Essa serve per capire se gli obiettivi individuati durante la fase di progettazione strategica sono stati effettivamente raggiunti.
Per fare un esempio pratico analizziamo un evento specifico, come la raccolta fondi: in questo caso, l’iniziativa ha avuto successo se il denaro raccolto è sufficiente per raggiungere la cifra come obiettivo iniziale.
Per altri eventi invece è più complicato. Pensiamo ai casi in cui lo scopo dell’iniziativa è quello di aumentare la notorietà del brand tra un certo pubblico: vanno predisposti sondaggi, che andranno distribuiti sia durante l’evento che dopo a tutti gli ospiti presenti.
Quindi, sebbene il momento di ricontatto dei partecipanti richieda un investimento sia di tempo che di denaro, rimane comunque uno step fondamentale: l’unico per capire se effettivamente l’iniziativa ha fatto raggiungere all’azienda i risultati prefissati.
In conclusione, possiamo affermare che la fase di misurazione dei risultati è l’unica che permette di comprendere se potrebbe aver senso riorganizzare l’evento e quali aspetti migliorare per renderlo ancora più produttivo.
Come Progetto Moda può supportarti nella creazione del materiale personalizzato
Analizzando le caratteristiche di un evento di successo abbiamo citato l’importanza del curarlo in ogni dettaglio, affinché risulti armonico e coerente con l’immagine aziendale complessiva.
Tra gli elementi che rendono veramente originale un’iniziativa troviamo la scelta di una location ricca di materiali promozionali, che possono essere ripresi anche per la realizzazione di gadget promozionali e per le divise di hostess, steward e allestitori.
Noi di Progetto Moda collaboriamo da 30 anni con numerosi clienti supportandoli nella realizzazione di materiale promozionale personalizzato per fiere e manifestazioni. Grazie alla nostra esperienza siamo in grado di aiutarti a progettare sia il merchandising promozionale più adatto che le divise personalizzate per tutti coloro che lavorano durante l’evento.
In questa sezione troverai i nostri suggerimenti per realizzare il materiale promozionale perfetto per sponsorizzare un evento di successo.
Merchandising personalizzato per allestire e coinvolgere
Gli elementi chiave in grado di rendere unico un evento sono la scelta dalla location e il suo allestimento. Questo dipende dal fatto che, quando si vuole generare un impatto, bisogna sempre partire dalla comunicazione visiva, che è la prima a colpire e coinvolgere gli individui.
Progetto Moda è in grado di a sviluppare progetti di visual merchandising originali e coerenti con il tipo di iniziativa che intendi realizzare. Ma facciamo qualche esempio concreto.
Tra gli strumenti pubblicitari più usati troviamo i roll up. Possono essere mono o bifacciali, sono formati da una base in alluminio che sostiene la struttura e da un telo su cui vengono stampate le grafiche richieste. Il telo è riavvolgibile così da poterlo sostituire ogni volta per rinnovare la comunicazione, senza cambiare struttura.
Un altro strumento molto funzionale da utilizzare durante gli eventi sono le bandiere: disponibili in vari formati, materiali e modelli, possono essere adattate per diversi usi (sono molto resistenti e si possono usare sia all’aperto che al chiuso).
Per rendere la tua location più suggestiva e far risaltare il logo aziendale puoi scegliere di realizzare anche componenti di arredo personalizzati.
Tra le tante proposte, possiamo sicuramente suggerirti il desk personalizzato, da utilizzare per l’accreditamento degli ospiti e fondamentale in ogni tipo di evento. In base alle esigenze puoi scegliere il tuo desk promozionale in tanti diversi materiali; noi ti suggeriremo la tecnica migliore per stampare logo e nome della tua azienda.
Gadget promozionali per lasciare un ricordo ai partecipanti
Un altro aspetto in cui Progetto Moda può supportarti nell’organizzazione del tuo evento è quello della creazione e personalizzazione dei gadget regalo per i partecipanti all’evento.
I gadget distribuiti durante un’iniziativa hanno un doppio vantaggio: lasciano agli ospiti un ricordo dell’esperienza vissuta (e quindi della tua azienda) e, se adeguatamente progettati, vengono utilizzati anche al di là dell’evento, aumentando così la riconoscibilità del tuo brand.
Tra i tanti gadget disponibili alcuni sono assolutamente immancabili, perché servono ai partecipanti per poter godere a pieno dell’evento. Indispensabili i portabadge: fondamentali per evitare che gli ospiti smarriscano i loro pass; penne e notebook consentono di prendere appunti durante congressi o conferenze; mentre nelle fiere sono molto apprezzate le shopper, che permettono ai visitatori di raccogliere dépliant e opuscoli da consultare dopo l’evento.
Consultando i nostri cataloghi troverai tanti spunti creativi e di qualità e una volta che avrai selezionato il gadget che preferisci, noi sapremo consigliarti la miglior tecnica per personalizzarlo.
Divise personalizzate e adatte alla location
Affinché l’iniziativa risulti curata nei minimi dettagli, è importante pensare anche a divise personalizzate per tutto lo staff presente.
In particolare, possiamo classificare l’abbigliamento personalizzato per eventi in due macro-categorie: casual o formale/di rappresentanza.
Per quanto riguarda gli articoli casual più scelti per comporre un outfit personalizzato per fiere e congressi, t-shirt e polo sono perfette per due motivi: grazie al loro taglio comodo si adattano a diverse fisicità e possono essere personalizzate nel dettaglio, anche con stampe particolareggiate. Entrambe possono poi essere abbinate a cappellini brandizzati, che completeranno le divise.
Utilizzare capi personalizzati è fondamentale soprattutto durante le manifestazioni di grandi dimensioni, come fiere e convention: è il modo ideale per mostrarsi professionali, distinguersi dai competitors presenti e conquistare nuovi clienti con la propria immagine.
Le uniformi di rappresentanza sono invece quelle indossate da hostess e steward. In entrambi i casi sono composte da capi molto classici: tailleur con gonna o abito a tubino per le donne e completo con giacca e camicia per gli uomini.
Queste figure sono immancabili durante eventi aziendali altamente formali, come congressi e fiere. Il loro compito è quello di accogliere gli ospiti, fornire informazioni e distribuire il materiale promozionale.
La loro presenza deve essere discreta, ma continua e professionale. Per questa ragione le uniformi per hostess dovrebbero avere sempre delle caratteristiche ben precise, cioè essere sia eleganti, che comode e traspiranti. Inoltre, per risultare sempre impeccabili, dovrebbero essere realizzate anche in tessuti antimacchia e antipiega.
Insieme potremo anche pensare ad altri accessori personalizzati: foulard, pochette, cravatte ma anche scarpe brandizzate, sono la chiave per rendere le tue divise veramente distintive.
Organizzare eventi di successo con Progetto Moda
Con la ripartenza di fiere, eventi, manifestazioni e congressi in presenza, si aprono nuove opportunità per lavorare sull’immagine aziendale, migliorare le relazioni e consolidare quelle già esistenti.
Con questa breve guida speriamo di averti fornito consigli e spunti interessanti che possano aiutarti nella progettazione di eventi di successo.
In modo particolare, vogliamo sottolineare nuovamente l’importanza di organizzare iniziative che si accordino sempre con l’immagine complessiva dell’azienda e quindi sia con i suoi valori e la sua mission sia, dal punto di vista grafico, con il logo e i colori aziendali.
Noi di Progetto Moda sapremo supportarti nella fase di gestione operativa di ogni evento, per realizzare gli allestimenti, il merchandising promozionale e le divise personalizzate più adatte.